Les recruteurs utilisent depuis longtemps les outils du « World Wide Web » pour mener des entretiens avec les candidats. Cet article leur est destiné et fait le point sur les bonnes pratiques en la matière. Ces conseils peuvent toutefois être aussi utiles aux candidats.
La COVID-19 a contraint le monde entier à travailler à domicile, de sorte que les outils de vidéoconférence tels que Zoom (et d’autres plateformes) deviennent partie intégrante du processus de recrutement. De plus, le télétravail qui était une tendance s’est beaucoup développé. C’est pourquoi nous aborderons aujourd’hui huit règles d’usage professionnel à suivre lors des entretiens téléphoniques et vidéo.
Lorsque vous travaillez à domicile, il est naturel de relâcher votre niveau de professionnalisme habituel. Cependant, n’oubliez pas que les règles de base de l’étiquette commerciale s’appliquent toujours.
1. Faites attention aux noms des candidats
Il est parfois difficile de suivre les noms des candidats, surtout lorsque vous envisagez pour la première fois de pourvoir un poste. Honnêtement, personne ne s’attend à ce que vous vous souveniez du nom d’un candidat après avoir consulté son curriculum vitae pendant deux secondes.
Cependant, une fois que vous avez affiné votre recherche au point que vous souhaitez organiser une réunion en face à face (même si elle se déroule sur Internet), il est essentiel de se souvenir de leur nom.
Commencez par utiliser le nom complet du candidat sur toutes les notes liées à l’entretien, y compris la demande de rendez-vous. Ensuite, répétez le nom du candidat plusieurs fois avant de démarrer l’appel.
Si vous ne savez pas comment prononcer le nom, demandez – puis assurez-vous de faire un effort sincère pour prononcer correctement son nom. Ne massacrez pas négligemment leur nom et ne leur créez pas un surnom. Appelez le candidat par le nom qu’il souhaite qu’on l’appelle.
2. Établissez un contact visuel
Lors d’un entretien régulier, vous salueriez un candidat avec une poignée de main ferme. Vous ne pouvez évidemment pas serrer la main d’un candidat lorsque vous l’interviewez sur le Web. Cependant, vous pouvez les saluer avec un sourire et un contact visuel.
Détourner les yeux au début de l’appel (ou à tout moment de l’entretien) peut être perçu comme un manque d’intérêt. En revanche, soyez attentif à la réponse du candidat. Ceux qui évitent d’établir un contact visuel sont souvent considérés comme manquant d’honnêteté et de confiance.
3. Montrez que vous êtes attentif
Lorsque vous menez un entretien téléphonique ou vidéo, il est essentiel de démontrer que vous êtes engagé et que vous écoutez activement ce que le candidat a à dire.
Si vous effectuez un entretien téléphonique, vous pouvez montrer que vous êtes attentif en posant une question de suivi en fonction de leur réponse à une question ou en reformulant ce qu’ils ont dit pour montrer que vous écoutiez.
Si vous menez une interview vidéo, vous pouvez montrer que vous êtes activement engagé et que vous écoutez en envoyant des signaux non verbaux tels qu’un hochement de tête. Mais faites attention à ne pas l’interrompre. Si vous souhaitez parler, ouvrez légèrement la bouche, mais assurez-vous d’attendre qu’ils aient fini en premier.
4. Soyez professionnel dans chaque interaction
Que vous vous rencontriez en face à face, envoyiez un e‑mail ou meniez un entretien vidéo, chaque interaction que vous avez avec un candidat doit être professionnelle.
Plus précisément, lorsque vous utilisez uniquement du texte (e‑mail), vous n’avez pas l’avantage de communiquer le ton de votre voix, d’appliquer des expressions faciales, ou d’utiliser des indices non verbaux pour transmettre le message. Par conséquent, gardez vos messages courts et ne dites rien que vous ne sauriez pas en personne.
5. Soyez toujours à l’heure, même pour les entretiens vidéo
Ponctualité et professionnalisme vont de pair. Par conséquent, que vous meniez un entretien en face à face ou par vidéo, il est essentiel d’être à l’heure.
Vous devez être à l’heure si vous menez un entretien vidéo, car c’est probablement vous qui organisez la réunion. Par conséquent, assurez-vous que vous et l’équipe chargée de l’entretien comprenez parfaitement comment utiliser la technologie.
Vous souhaiterez peut-être même organiser une session de formation avec votre équipe pour vous assurer que tout le monde sait comment utiliser l’outil avant de l’utiliser avec les candidats.
Si vous êtes en retard pour une raison quelconque, assurez-vous de contacter les candidats dès que possible pour les en informer.
6. Habillez-vous convenablement, surtout pour les entretiens vidéo
Même si nous reconnaissons que les codes vestimentaires des entreprises sont de plus en plus assouplis, nous croyons fermement que vous devez vous habiller convenablement si vous envisagez de participer à un entretien d’embauche. Cela inclut l’intervieweur et la personne interrogée, ainsi que tout type de contexte d’entretien, y compris les entretiens vidéo.
De plus, même si cette règle d’étiquette professionnelle s’applique à tout moment, compte tenu des circonstances du coronavirus qui ont obligé tout le monde à travailler à domicile, nous avons pensé qu’un simple rappel de « porter des pantalons » pourrait s’avérer de mise.
Il n’est pas nécessaire d’enfiler un costume trois pièces. Nous vous recommandons néanmoins de faire un petit effort sur votre apparence (notamment vous coiffer, tailler votre barbe, etc.), notamment pour les interviews vidéo.
Traitez le rendez-vous comme si vous vous rencontriez en personne. « S’habiller intelligemment » indique aux candidats que le temps que vous passez avec eux est essentiel et que vous êtes enthousiasmé par la perspective qu’ils rejoignent votre équipe à l’avenir.
7. Rangez soigneusement votre espace de travail
Si vous ne travaillez pas régulièrement à domicile, vous souhaiterez trouver un espace dans votre maison qui fonctionnera pendant les prochaines semaines. Votre espace de travail est le reflet de votre image professionnelle ainsi que de votre entreprise, même si vous ne travaillez pas physiquement depuis le bureau, alors faites le ménage !
Il n’est pas nécessaire d’avoir un « bureau », cependant, vous voudrez peut-être au moins avoir une table pour vous asseoir confortablement. Bien que travailler sur vos genoux soit acceptable pour la plupart des tâches, être assis à une table est plus approprié pour les entretiens vidéo.
Avant l’entretien, assurez-vous de nettoyer votre espace de travail. Mettez votre tasse de café du matin dans l’évier, nettoyez les piles de papier que vous pourriez avoir et supprimez toute autre distraction de votre bureau. Éteignez la télé et rangez votre smartphone.
Si vous travaillez à domicile avec des enfants à la maison, confiez-leur une tâche ou demandez à votre partenaire de les occuper afin que vous puissiez vous concentrer. Il est impossible d’accorder toute votre attention à quelqu’un lors d’un entretien vidéo lorsque vous êtes distrait.
Même si certaines règles concernant la vidéoconférence ont été considérablement modifiées ces dernières semaines, (dans la plupart des cas) les enfants n’ont toujours pas leur place dans une interview. Ils peuvent être présents lors de nombreuses autres réunions, mais nous leur suggérons fortement de ne pas être présents lors des entretiens d’embauche.
Conseil de pro : faites face à la lumière, en faisant attentions aux reflets si vous portez des lunettes.
Si votre « bureau » a une fenêtre, assurez-vous, chaque fois que vous avez une visioconférence ou un entretien, que la lumière est devant vous plutôt que derrière vous. Lorsque la lumière est derrière vous, votre visage ne sera pas visible (sombre et sombre) pour votre interlocuteur. Cependant, lorsque la lumière est devant vous, les autres pourront vous voir clairement sur l’écran.
8. Assurez toujours un suivi d’entretien !
Que vous meniez un entretien vidéo ou que vous suiviez simplement les candidats pour pourvoir un poste vacant dans votre entreprise, il est essentiel de faire savoir à votre vivier de candidats où ils en sont dans le processus. Il est encore plus important de remercier ces candidats pour leur temps si vous leur avez demandé un entretien.
Un système de suivi des candidats (Applicant Tracking System) peut vous aider à garder une trace de tout cela en vous aidant à communiquer avec les candidats concernant les prochaines étapes du processus d’embauche global, en répertoriant les offres d’emploi sur les sites d’emploi importants et en rationalisant l’ensemble de vos opérations avec un seul logiciel.
L’ATS vous aide à créer une base de données de candidats, à prendre des notes et à communiquer avec les candidats actifs et inactifs. Vous pouvez éliminer les feuilles de calcul interminables pleines de notes et d’informations en ajoutant vos commentaires et informations sur les candidats dans le système gratuit de suivi des candidats. Tout ce dont vous avez besoin pour vos efforts de recrutement se trouve sous un même toit.
De plus, vous pourrez envoyer des e‑mails personnalisés à chaque candidat pour gagner du temps et des efforts grâce à notre système de suivi des candidatures pour les agences de recrutement. La communication avec les candidats ne sera pas laissée de côté et vous obtiendrez un excellent moyen de garder le candidat engagé et informé.
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