Avez-vous d’autres postes à pourvoir à mesure que votre entreprise se développe et devez-vous automatiser le processus de recrutement ? Êtes-vous insatisfait de votre système actuel et qu’est-ce qui vous motive ? Qu’est-ce qui vous ralentit ? Vous noyez-vous sous la paperasse, les candidatures et d’autres tâches administratives chronophages ? Souhaitez-vous trouver un moyen de tout rationaliser rapidement et sans tracas ?
Suivre des centaines de candidatures et de CV peut s’avérer stressant, chronophage et éprouvant. Il semble qu’il n’existe pas de moyen simple d’organiser et de classer tous les documents entrants. Cependant, il existe un moyen d’aider les agences et les responsables du recrutement à s’organiser et à classer les données, tout en permettant d’économiser son temps et son argent !
Les logiciels de recrutement aident à gérer les candidats et à augmenter la productivité des agences de recrutement et des recruteurs en offrant un outil de gestion automatisé pour les tâches quotidiennes et les besoins administratifs.
Les entreprises et les agences les utilisent pour automatiser le flux de travail, organiser les données et les utiliser à bon escient. Le meilleur logiciel de recrutement dispose d’une IA avancée, sécurise les données des candidats, offre des chances égales lors de l’embauche de nouveaux employés et offre aux utilisateurs des plates-formes de travail légères et intuitives.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ?
Un logiciel de recrutement est tout logiciel conçu pour faciliter les efforts d’embauche et de recrutement. Il s’agit d’une vaste catégorie.
Le logiciel de recrutement comprend :
- Des agrégateurs de médias sociaux qui recherchent des candidats potentiels sur les réseaux sociaux, occupant ainsi un puissant créneau de sourcing.
- Les robots de CV qui recherchent des CV sur Internet offrent également une puissante fonction de sourcing.
- Les systèmes de gestion des relations avec les candidats, ou CRM, stockent les CV des candidats et les suggèrent pour des emplois actuels et futurs.
- Des systèmes de suivi des candidats, OSC ou ATS, qui optimisent à la fois l’acquisition et le traitement des CV.
- Un module de gestion d’interviews qui vous aide à gérer et à mener des entretiens, même des entretiens vidéo.
Tous les logiciels de recrutement ont pour objectif d’automatiser et d’optimiser les efforts de recrutement. Ils ne sont pas destinés à faire le travail du responsable du recrutement à leur place, mais uniquement à les aider à travailler plus efficacement en leur supprimant des tâches insensées et en organisant leurs efforts.
Les deux types de logiciels de recrutement les plus populaires, les CRM et les ATS, effectuent tout ou partie des tâches suivantes :
- Publier des offres d’emploi sur de nombreux sites d’emploi en un instant (multi-posting).
- Proposer une page de carrière permettant aux candidats de postuler facilement en ligne et sur un appareil mobile.
- Télécharger et mettre en forme les CV.
- Analyser les CV enregistrés.
- Faire correspondre les candidatures avec les emplois et le responsable du recrutement approprié s’il y en a plusieurs.
- Informer les candidats que leur candidature a été reçue.
- Rejeter les candidatures qui ne conviennent pas.
- Contacter les candidats pour plus d’informations ou une invitation à un entretien.
- Tenir les candidats informés de leur statut dans le processus d’embauche.
- Vous aider à mémoriser leur statut dans le processus d’embauche.
- Émettre des rapports d’activité sur les recrutements et les embauches.
- Créer un accès personnalisé aux données pour chaque personne impliquée dans le processus d’embauche.
Les CRM et ATS fournissent généralement des rapports et des analyses pour vous aider à optimiser votre processus de recrutement avec des mesures telles que le délai d’embauche et le nombre de candidats ayant postulé ont été interviewés.
Pourquoi une entreprise a besoin d’un logiciel de recrutement
Les logiciels de recrutement remplissent de nombreuses fonctions bénéfiques. Ils permettent aux entreprises d’économiser des sommes considérables en réduisant le temps perdu, les coûts liés à un roulement de personnel élevé, les coûts liés à une faible productivité et les coûts directs d’embauche. Ils aident les entreprises à recruter de meilleures personnes, à augmenter leur productivité et à développer ou améliorer leur marque employeur.
Cela facilite grandement la réalisation des objectifs de conformité et de diversité. Les fonctions automatisées évitent aux différentes étapes de l’embauche les préjugés conscients ou inconscients du cerveau humain. Étant donné que toutes les informations et un enregistrement des mesures prises sont contenus dans le logiciel, il est possible de prouver qu’aucune discrimination n’a eu lieu.
Le responsable du recrutement, s’il est débordé, peut prendre des décisions précipitées ou mettre trop de temps pour se décider. C’est bien mieux s’il consacre son temps temps à élaborer des stratégies, planifier et faire des choix d’embauche plus judicieux. Cela améliore la culture de l’entreprise et l’aide à atteindre ses objectifs.
Vous pouvez attirer et retenir les meilleurs talents grâce à des pratiques de recrutement plus efficaces. C’est mieux pour les candidats : des délais d’embauche lents les font fuir en donnant une image négative de l’entreprise. Le service du recrutement peut également consacrer plus d’attention à la communication avec les candidats et à une meilleure intégration.
Un logiciel de recrutement peut vous offrir tous les avantages suivants d’un simple clic de souris :
- Suivre les candidats tout au long des réunions et du processus d’embauche.
- Consulter et examiner facilement les enregistrements de la base de données.
- Associer les candidats appropriés aux emplois disponibles en fonction de l’analyse des compétences.
- Conserver l’historique des dossiers pour les responsables du recrutement.
- Générer des enregistrements de base de données pour tous les candidats.
- Conserver automatiquement les historiques de données des candidats.
- Extraire facilement les données des CV et les faire entrer automatiquement dans les dossiers de la base de données.
- Accéder à des informations plus complètes concernant les expériences antérieures d’un individu.
- Vous tenir au courant des soumissions de chaque candidat pour les différentes offres d’emploi.
De plus, un logiciel de recrutement offre également les avantages suivants :
- Une interface conviviale.
- La possibilité de publier des offres d’emploi en ligne via des job-boards ou des sites Web
- Évaluer et classer rapidement tous les candidats pour des opportunités spécifiques.
- Suivi des offres d’emploi et des candidats.
- Envoi automatisé d’e-mails et planification des entretiens.
- Générateur de rapports d’activité.
Les agences et les recruteurs qui ont besoin d’aide au quotidien en témoignent : le gain de temps dû au logiciel de recrutement, combiné à l’augmentation de la productivité, est un atout dont il faut profiter ! Le suivi des candidats, le formatage des CV et le processus de recrutement global n’ont jamais été aussi simples. Votre agence ou votre entreprise ne pourra plus ‘en passer !
Comment savoir si votre petite entreprise en a besoin ?
Si vous avez des recrutements à effectuer chaque année, quel qu’en soit le volume, vous avez tout intérêt à utiliser un logiciel de recrutement. Le gain en termes de temps et d’efficacité représentera forcément une plus value et une source d’économie.
Vous avez principalement besoin d’un logiciel de recrutement si vous vous trouvez dans l’un ou plusieurs des cas suivants :
- Frustré et insatisfait par la qualité des embauches.
- Indécis sur la façon d’attirer des candidats.
- Voulant attirer de meilleurs candidats.
- Ayant l’impression de consacrer trop de temps au recrutement.
- Dépensant trop d’argent en embauche.
- Incapable de retrouver rapidement des candidatures, données, coordonnées d’un candidat.
- Pris par le temps au point d’être débordé et de prendre des décisions hâtives.
- Avec des plaintes de candidats concernant la méthode à utiliser pour postuler ou un manque de communication.
Ce sont des signes que vous perdez du temps, de l’argent et des ressources mentales dans votre processus de recrutement et que vous risquez de mettre votre entreprise en difficulté.
Mais n’est-ce pas trop cher ?
Un logiciel de recrutement est plus que rentable. Entre l’argent que vous économisez et les bénéfices accrus que vous réalisez, l’argent que vous dépensez pour votre logiciel de recrutement est un investissement judicieux.
Un logiciel de recrutement ne doit rien coûter. Les fournisseurs proposent parfois des logiciels de recrutement en ligne gratuits, mais avec de nombreuses limitations ou vous rendant tributaires dans la gestion de vos données. Il est également possible et recommandé d’acheter un logiciel de recrutement avec un plan de paiement mensuel plutôt qu’un contrat, afin de pouvoir mettre à niveau ou rétrograder et même modifier le logiciel selon vos besoins.
N’est-ce pas trop compliqué à utiliser ?
Les fournisseurs rendent les logiciels de recrutement plus faciles et plus agréables à utiliser à tout moment. La partie la plus difficile, s’il y en a une, est la configuration initiale des comptes de connexion. Vous pouvez vous assurer d’obtenir un logiciel facile à prendre en main en utilisant des essais gratuits et des démos.
Les essais gratuits sont une excellente occasion d’en savoir plus sur les logiciels de recrutement et de découvrir à quoi ressemblera son utilisation dans vos opérations quotidiennes. Les démos vous permettent d’essayer le programme avec l’aide d’un expert, vous n’avez donc pas à perdre de temps à le lancer.
Une fois le logiciel acquis, vous bénéficiez généralement d’une formation et d’une assistance à plus ou moins long terme selon le contrat.
Est-ce vraiment une solution sécurisée ?
Un logiciel de recrutement décentralisé est une option plus sûre que la simple conservation de vos informations d’embauche sur votre système. Les mesures de sécurité que vous avez prises dans votre entreprise pour empêcher le piratage ne sont pas aussi strictes que celles qu’utiliserait un fournisseur réputé de logiciels de recrutement.
Étant donné que la plupart des logiciels de recrutement pour petites entreprises fonctionnent via le cloud, vos informations sont stockées sur un serveur sécurisé hors site et sauvegardées fréquemment, vous êtes ainsi protégé contre les catastrophes qui pourraient entraîner une perte de données dévastatrice.
Comment acheter et utiliser un logiciel de recrutement ?
Vous commencez par définir vos objectifs d’embauche et les raisons pour lesquelles vous utilisez un logiciel de recrutement. Votre principal besoin peut être de réduire les délais de recrutement, d’attirer et d’embaucher de meilleurs candidats ou de réduire le turnover.
Tenez compte de ces objectifs pour déterminer le type de logiciel de recrutement dont vous avez besoin et les fonctionnalités dont il devrait disposer. Sélectionnez le logiciel de recrutement qui vous intéresse, essayez-le, achetez-le et suivez les instructions pour adapter le logiciel à votre entreprise.
Utilisez la culture spécifique de votre entreprise et les objectifs que vous avez définis pour créer votre stratégie initiale de mots-clés, la manière dont vous rédigez les e‑mails que le système enverra automatiquement, etc.
Faites passer quelques tests aux candidats ou faites semblant d’être vous-même un candidat et voyez si le système répond comme vous l’attendez. Puisqu’il sélectionnera et rejettera les candidats en fonction de vos spécifications, vous voulez être sûr de le configurer correctement.
Profitez du système pendant un moment et utilisez le temps que vous gagnez grâce au système pour réévaluer votre stratégie et l’améliorer.
Vous devez créer de nouveaux objectifs de recrutement pour :
- Créer des offres d’emploi et une page de carrière qui créent ou complètent votre marque employeur et vous aident à auto-sélectionner les candidats.
- Envoyer davantage de communications aux candidats pendant le processus d’embauche et rendre les communications plus informatives.
- Créer un processus d’embauche mieux adapté à vos besoins, y compris le nombre et la structure des entretiens.
- Trouver des mots-clés encore plus pertinents que ceux avec lesquels vous avez commencé.
- Évaluer votre stratégie de sélection des candidats pour voir s’il y a place à l’amélioration. Il y en a toujours !
- Répéter ce processus d’amélioration régulièrement, par exemple tous les six mois à un an.
Vérifiez également le logiciel de recrutement périodiquement, par exemple tous les six mois, pour vous assurer qu’il fonctionne toujours comme prévu. Exécutez quelques tests « candidats » pour voir ce qu’il fait et modifiez-le s’il ne correspond pas à vos attentes.
En conclusion
Il a été prouvé que l’automatisation du recrutement améliore la qualité des candidats en examinant rapidement les CV et les candidatures pour identifier les candidats les plus qualifiés. Cela fait gagner du temps et des efforts aux responsables du recrutement, leur permettant de se concentrer sur les meilleurs candidats et de prendre de meilleures décisions d’embauche.
L’un des principaux avantages d’un logiciel de recrutement est le gain de temps important tant pour les recruteurs que pour les candidats. Des tâches telles que l’analyse des CV, la planification des entretiens et les communications de suivi peuvent être automatisées. Cela libère ainsi un temps précieux permettant aux recruteurs de se concentrer sur les aspects stratégiques de l’acquisition de talents.
L’automatisation réduit le risque d’erreurs humaines et de biais dans le processus de recrutement. Il garantit que chaque candidat est évalué de manière cohérente sur la base de critères objectifs, favorisant ainsi une prise de décision juste et impartiale.
Si vous êtes maintenant convaincu de l’utilité d’acquérir un logiciel de recrutement mais ne savez pas lequel choisir, lisez cet article pour vous aider dans votre choix.
