Dans de nombreuses organisations d’ingénierie, lorsqu’une non-conformité est identifiée, un rapport de non-conformité est créé. Les non-conformités se produisent lorsqu’un produit, un service ou une procédure ne répond pas aux réglementations ou exigences de qualité initiales définies par les normes établies. Ils peuvent apparaître dans n’importe quel département de votre organisation, y compris les activités, les opérations, les processus et la production.
Pour gérer correctement les non-conformités, un système de suivi des non-conformités est souvent utilisé. Cet article traite des rapports de non-conformité et de la manière dont ils contribuent à une meilleure gestion de la qualité.
Qu’est-ce qu’un rapport de non-conformité ?
Un rapport de non-conformité (ou NCR, Non-Conformance Report) est un document qui identifie et signale tout écart entre l’état réel d’un produit, d’un service ou d’un processus et les exigences définies par les normes de qualité. Les rapports de non-conformité peuvent être générés pour n’importe quel domaine d’une organisation, mais sont le plus souvent associés à la fabrication, à la production et aux opérations.
Le NCR est un document bien organisé qui rapporte la non-conformité spécifique constatée afin de comprendre la menace sous-jacente imposée en cas de violation des exigences et permet à quelqu’un de prendre des mesures ultérieures. En outre, les NCR contribuent à créer un plan d’action réglementaire pour éviter que cela ne se reproduise et faciliter les futurs audits et conformités.
En créant un NCR, le ou les problèmes peuvent être définis, analysés et audités pour être résolus correctement et garantir que la conformité sera traitée et répondra aux mesures de sécurité et de qualité définies.
Un rapport de non-conformité documente les détails d’une non-conformité identifiée de manière structurée. En conséquence, les organisations, projets ou personnes qui ne respectent pas les normes de qualité et de sécurité peuvent être tenus responsables du non-respect des exigences.
Types de rapports de non-conformité
Les rapports de non-conformité sont généralement personnalisés et standardisés pour une organisation. En d’autres termes, une organisation choisira de créer un rapport de non-conformité (ou plusieurs) adapté à ses besoins. Avec un logiciel de rapport de non-conformité, vous pouvez facilement créer plusieurs types de documentation adaptés à votre objectif, tout en disposant des informations dans un environnement logiciel ordonné. Vous trouverez ci-dessous un modèle de rapport de non-conformité simple et complexe.
Rapport de non-conformité simple
Les petites organisations peuvent choisir d’avoir un simple rapport de non-conformité d’une page sans informations sur les détails, les actions et les responsabilités.
Non-Conformance-Report-Template-Simple
Rapport de non-conformité détaillé
Les grandes organisations et celles travaillant dans le domaine de la conformité auront généralement besoin d’un rapport plus détaillé.
Non-Conformance-Report-Template-Detail
Les informations contenues dans les rapports de non-conformité
Un rapport de non-conformité doit être établi afin de :
- Capturer les détails de la non-conformité identifiée, tels que le jour, la date, la description du défaut et s’il est d’origine interne ou s’il s’agit d’une réclamation client.
- Catégoriser sa gravité, en déterminant s’il s’agit d’une non-conformité critique, majeure ou mineure.
- Enregistrer toutes les corrections immédiates entreprises.
- Déclencher un processus CAPA (Actions Correctives et Préventives) complet si nécessaire.
- Contribuer à votre processus de collecte de données, pour repérer les tendances et prévenir de futurs incidents.
Les organisations peuvent personnaliser les rapports de non-conformité pour répondre à leurs besoins spécifiques. Par exemple, ils peuvent ajouter des cases à cocher et des champs de texte au rapport pour capturer des informations détaillées sur chaque non-conformité.
Voici un exemple d’informations que vous pouvez trouver dans un rapport de non-conformité :
- Date et heure de l’événement
- Département des non-conformités
- Numéro d’identification (référence)
- Identifiant de la non-conformité
- Personne responsable
- Signature électronique de la personne remplissant
- Analyse initiale de la non-conformité
- Cause de la non-conformité
- Date de non-conformité
- Localisation de la non-conformité
- Description de la non-conformité
- Actions correctives et préventives
- Point important, fait significatif
- Classification de mineur ou majeur
Étant donné que les non-conformités peuvent être signalées dans différents services, il existe plusieurs types de rapports de non-conformité. Disposer d’un modèle structuré pour chaque service permet de maintenir le système de contrôle qualité, afin qu’aucune information ne soit manquée.
Rapports de non-conformité mineure et majeure
En général, une non-conformité est considérée comme mineure ou majeure en fonction de sa gravité et de son impact.
Non-conformité mineure
Un rapport de non-conformité mineur est moins grave et a un impact moindre sur le produit, le service ou le processus. L’action corrective pour une non-conformité mineure est généralement facile à mettre en œuvre et ne nécessite pas de modifications significatives du produit, du service ou du processus. Une non-conformité mineure peut être considérée comme de petits événements et de petites erreurs facilement corrigibles. En voici quelques exemples :
- Modification non autorisée de documents
- Incident personnel isolé
- Un document manquant dans une série
- Mesure légèrement hors tolérance
- Utilisation d’équipement non approuvé
Le traitement d’une non-conformité mineure est généralement simple car les mesures correctives requises ne sont pas étendues. Par exemple, si une machine utilisée ne figurait pas sur la liste approuvée, l’action corrective peut être aussi simple que de mettre à jour la liste des machines approuvées ou d’utiliser une autre machine à l’avenir.
Non-conformité majeure
Les non-conformités majeures sont des violations qui nécessitent une communication tout au long de la chaîne de gestion car elles ont un impact significatif sur le produit, le service ou le processus. Les violations multiples et énormes des exigences comprennent :
- Modifications non autorisées de documents
- Incident personnel à l’échelle du système
- Plusieurs documents manquants ou non signés
- Ne répond pas aux spécifications de performances critiques
- Processus hors de contrôle
Dans ce cas, l’action corrective sera probablement plus complexe et plus étendue et pourra nécessiter des modifications importantes du produit, du service ou du processus. On s’attend à ce que des non-conformités majeures aient un impact sur l’ensemble du projet. Il est donc essentiel d’informer à temps toutes les parties (équipes et organisations) impliquées.
Pourquoi utiliser les rapports de non-conformité ?
Les entreprises peuvent utiliser les rapports de non-conformité pour garantir que les normes établies soient transmises aux rapports. Les avantages du signalement des non-conformités peuvent inclure :
1. Amélioration des produits et services
Le contrôle des non-conformités est essentiel pour améliorer vos produits et services puisqu’il révélera si vous êtes conforme aux spécifications du client ou aux vôtres.
Les rapports de non-conformité vous aident à détecter et à résoudre les problèmes liés à vos produits et services. De plus, en remplissant un rapport de non-conformité, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour éviter de refaire la même erreur à l’avenir.
2. Prévention des réclamations clients
Lorsque les clients se plaignent, ils ont reçu un produit ou un service qui ne répond pas à leurs attentes. Les rapports de non-conformité aident les entreprises à identifier les plaintes potentielles des clients et à les empêcher de se produire.
3. Réduction des coûts opérationnels
En identifiant et en corrigeant les problèmes dès le début, les entreprises peuvent éviter les coûts de reprise, de rebut et de gaspillage. Les rapports de non-conformité peuvent également aider les entreprises à éviter les coûts liés aux plaintes des clients et aux pertes d’activité.
De plus, vous gaspillerez moins d’argent dans les opérations si la décision est prise sur la non-conformité de ne pas fixer ou maintenir les exigences techniques. La transparence et la communication sont essentielles pour garantir que toutes les parties prenantes sont informées et conscientes de la situation.
4. Amélioration de l’efficacité
En résolvant les problèmes dès le début, les entreprises peuvent améliorer l’efficacité de leurs opérations. Les rapports de non-conformité peuvent aider les entreprises à identifier et à éliminer les goulots d’étranglement et à rationaliser les processus.
Grâce à un système de suivi des non-conformités, vous pouvez communiquer, suivre et gérer efficacement le statut de chaque non-conformité tout au long du processus, de la découverte à la clôture. Cela permettra de garantir que les mesures correctives et préventives sont prises à temps et que la cause profonde du problème est identifiée et résolue.
5. Prévention de la réapparition des non-conformités
Les rapports de non-conformité permettent d’identifier les causes profondes des non-conformités et d’éviter qu’elles ne se reproduisent. Cela peut améliorer la qualité des produits et des services ainsi que l’efficacité des opérations.
Lorsqu’une personne doit rédiger un rapport sur un problème survenu, elle sera moins susceptible de commettre deux fois la même erreur si elle comprend clairement ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi. En mettant en œuvre un système de reporting des non-conformités, vous pouvez contribuer à garantir que les leçons sont tirées des erreurs et que la qualité de vos produits et services est améliorée.
6. Conformité aux exigences réglementaires
De nombreuses entreprises doivent se conformer aux exigences réglementaires (ISO, ECSS, AS/EN 9100, etc.) qui imposent le signalement des non-conformités. En se conformant à ces exigences, les entreprises peuvent améliorer leur image et démontrer leur engagement envers la qualité.
Les exigences spécifiques varient en fonction de l’emplacement et du type d’entreprise. Que vous travailliez dans l’aérospatiale, l’espace ou les télécommunications, la plupart des systèmes juridiques exigent une certaine forme de rapport de non-conformité dans le cadre de la conformité réglementaire.
7. Améliorer la communication
Une communication efficace est essentielle au bon fonctionnement de toute organisation. Les rapports de non-conformité peuvent contribuer à améliorer la communication en garantissant que les informations sur les problèmes et leur résolution sont partagées entre toutes les parties concernées.
Une communication et une coordination améliorées entre les départements contribueront à éviter la duplication des efforts et le gaspillage des ressources. Les problèmes d’exigences survenant dans un département peuvent être communiqués à d’autres départements pour être pris en compte dans le processus de développement.
8. Optimisation du retour sur investissement
Lorsque vous créez des rapports sur les non-conformités dans l’ensemble de l’organisation, telles que le temps, les personnes, les outils, la fabrication, les opérations, les productions, etc., cela vous permet de suivre les impacts sur les autres départements, les clients et l’entreprise dans son ensemble.
Les problèmes qui pourraient avoir un impact sérieux sur la qualité des produits ou du service seront traités par le comité des non-conformités. De cette manière, ils garantissent que le retour sur investissement est maximisé.
Comment gérer les rapports de non-conformités
La gestion des non-conformités se fait en créant des rapports de non-conformité et en notifiant les comités de non-conformité.
Le comité de non-conformité devra traiter le produit ou le service qui ne répond pas aux exigences. Les options incluent :
- Scrap (Rebut) – Le produit est jeté et n’est plus utilisé.
- Rework (Retravailler) – Le produit est renvoyé pour être réparé afin de répondre aux exigences.
- Regrade (Reclasser) – Le produit est déclassé afin qu’il puisse toujours être utilisé, mais il ne répond pas aux exigences.
- Repair (Réparation) – Le produit est réparé, il répond donc aux exigences.
- Do Nothing (Ne rien faire) – Le produit est utilisé tel quel, même s’il ne répond pas aux exigences.
Les comités de non-conformité sont composés de différentes personnes provenant de différentes parties de l’entreprise qui travailleront ensemble pour réparer le produit. La gestion des non-conformités peut être une tâche complexe et chronophage. Les entreprises peuvent utiliser un logiciel qui automatise la création, l’attribution et le suivi des rapports de non-conformité pour rationaliser le processus.
5 conseils pour concevoir un système de reporting de non-conformité plus efficace
Concevoir un rapport de non-conformité (NCR) efficace peut être difficile. Il peut être plus difficile d’amener les travailleurs occupés à mémoriser et à suivre les procédures définies. Voici quelques conseils pratiques pour faciliter la vie de votre équipe.
1. Assurez-vous que votre rapport NC est facile à utiliser et épuré
Un document Office bien conçu (verrouillé pour modification) est souvent le meilleur moyen d’y parvenir. Vous n’avez pas besoin d’un système de gestion de la qualité électronique complet avec des formulaires intégrés pour gérer un processus efficace, mais vous avez besoin d’un moyen de capturer les détails clés qui couvre toutes les exigences sans intimider ni submerger votre équipe.
2. Assurez-vous que votre processus NCR est compris dans toute votre organisation
Un système de gestion de documents avec une interface graphique aidera votre équipe à visualiser plus facilement les flux de travail. Sélectionnez un système qui vous permet de créer les flux de travail qui prennent en charge vos procédures, avec des liens profonds vers la documentation pertinente pour les aider à exécuter ces tâches.
3. Automatisez vos flux de travail – déclenchez des CAPA si nécessaire
Votre rapport de non-conformité doit être automatiquement partagé avec les bonnes personnes (ou groupes) pour garantir qu’elles soient traitées et suivies de manière appropriée. Choisissez un système qui vous permet de configurer des flux de travail sur mesure pour les NCR, capables de respecter la réglementation et de refléter votre façon de travailler. Assurez-vous de disposer d’un système permettant de déclencher et de réaliser une opération à part entière. Processus CAPA (mesures préventives et correctives) si nécessaire.
Des alertes et des rappels indiqueront aux parties prenantes quand des actions doivent être prises et garantiront que rien ne passe entre les mailles du filet lorsque la qualité est en jeu.
4. Créez une piste d’audit
Assurez-vous que votre système laisse une piste d’audit de votre processus NCR – enregistrant des détails sur le moment où les problèmes ont été soulevés, par qui et quelles mesures ont été prises. Assurez-vous de pouvoir prouver que le processus a été suivi et que les bonnes actions ont été déclenchées au bon moment dans vos enquêtes.
5. Rassemblez des données de qualité
Assurez-vous d’utiliser les informations que vous collectez pour éclairer votre approche de la qualité. Rendez les données relatives aux NCR et aux CAPA disponibles dans le cadre de votre système de gestion de la qualité des fournisseurs afin que vous sachiez quand prendre les bonnes mesures pour améliorer les performances. L’enregistrement de ces données vous aidera à détecter des tendances et à agir de manière proactive pour corriger les problèmes de qualité potentiels.
En conclusion
Un rapport de non-conformité est un document crucial qui identifie les écarts par rapport aux normes ou exigences spécifiées. Ces rapports sont fréquemment utilisés par des sociétés d’inspection tierces pour détecter des écarts substantiels lors des inspections, mettant en évidence des problèmes tels que la non-conformité des matériaux, les risques pour la sécurité, les violations de la réglementation, le non-respect des normes de qualité, etc.
Le processus NCR est un élément essentiel de tout système de gestion de la qualité. Si vous vous trompez, votre équipe risque de ne pas résoudre correctement les problèmes de qualité et de rater des opportunités vitales pour identifier les problèmes systémiques.
