Dans de nombreuses orga­ni­sa­tions d’in­gé­nie­rie, lors­qu’une non-confor­mité est iden­ti­fiée, un rapport de non-confor­mité est créé. Les non-confor­mi­tés se produisent lors­qu’un produit, un service ou une procé­dure ne répond pas aux régle­men­ta­tions ou exigences de qualité initiales défi­nies par les normes établies. Ils peuvent appa­raître dans n’im­porte quel dépar­te­ment de votre orga­ni­sa­tion, y compris les acti­vi­tés, les opéra­tions, les proces­sus et la production.

Pour gérer correc­te­ment les non-confor­mi­tés, un système de suivi des non-confor­mi­tés est souvent utilisé. Cet article traite des rapports de non-confor­mité et de la manière dont ils contri­buent à une meilleure gestion de la qualité.

Qu’est-ce qu’un rapport de non-conformité ?

Un rapport de non-confor­mité (ou NCR, Non-Conformance Report) est un docu­ment qui iden­ti­fie et signale tout écart entre l’état réel d’un produit, d’un service ou d’un proces­sus et les exigences défi­nies par les normes de qualité. Les rapports de non-confor­mité peuvent être géné­rés pour n’im­porte quel domaine d’une orga­ni­sa­tion, mais sont le plus souvent asso­ciés à la fabri­ca­tion, à la produc­tion et aux opérations.

Le NCR est un docu­ment bien orga­nisé qui rapporte la non-confor­mité spéci­fique consta­tée afin de comprendre la menace sous-jacente impo­sée en cas de viola­tion des exigences et permet à quel­qu’un de prendre des mesures ulté­rieures. En outre, les NCR contri­buent à créer un plan d’action régle­men­taire pour éviter que cela ne se repro­duise et faci­li­ter les futurs audits et conformités.

En créant un NCR, le ou les problèmes peuvent être défi­nis, analy­sés et audi­tés pour être réso­lus correc­te­ment et garan­tir que la confor­mité sera trai­tée et répon­dra aux mesures de sécu­rité et de qualité définies.

Un rapport de non-confor­mité docu­mente les détails d’une non-confor­mité iden­ti­fiée de manière struc­tu­rée. En consé­quence, les orga­ni­sa­tions, projets ou personnes qui ne respectent pas les normes de qualité et de sécu­rité peuvent être tenus respon­sables du non-respect des exigences.

Types de rapports de non-conformité

Les rapports de non-confor­mité sont géné­ra­le­ment person­na­li­sés et stan­dar­di­sés pour une orga­ni­sa­tion. En d’autres termes, une orga­ni­sa­tion choi­sira de créer un rapport de non-confor­mité (ou plusieurs) adapté à ses besoins. Avec un logi­ciel de rapport de non-confor­mité, vous pouvez faci­le­ment créer plusieurs types de docu­men­ta­tion adap­tés à votre objec­tif, tout en dispo­sant des infor­ma­tions dans un envi­ron­ne­ment logi­ciel ordonné. Vous trou­ve­rez ci-dessous un modèle de rapport de non-confor­mité simple et complexe.

Rapport de non-conformité simple

Les petites orga­ni­sa­tions peuvent choi­sir d’avoir un simple rapport de non-confor­mité d’une page sans infor­ma­tions sur les détails, les actions et les responsabilités.

Non-Conformance-Report-Template-Simple

Rapport de non-conformité détaillé

Les grandes orga­ni­sa­tions et celles travaillant dans le domaine de la confor­mité auront géné­ra­le­ment besoin d’un rapport plus détaillé.

Non-Conformance-Report-Template-Detail

Les informations contenues dans les rapports de non-conformité

Un rapport de non-confor­mité doit être établi afin de :

  • Capturer les détails de la non-confor­mité iden­ti­fiée, tels que le jour, la date, la descrip­tion du défaut et s’il est d’ori­gine interne ou s’il s’agit d’une récla­ma­tion client.
  • Catégoriser sa gravité, en déter­mi­nant s’il s’agit d’une non-confor­mité critique, majeure ou mineure.
  • Enregistrer toutes les correc­tions immé­diates entreprises.
  • Déclencher un proces­sus CAPA (Actions Correctives et Préventives) complet si nécessaire.
  • Contribuer à votre proces­sus de collecte de données, pour repé­rer les tendances et préve­nir de futurs incidents.

Les orga­ni­sa­tions peuvent person­na­li­ser les rapports de non-confor­mité pour répondre à leurs besoins spéci­fiques. Par exemple, ils peuvent ajou­ter des cases à cocher et des champs de texte au rapport pour captu­rer des infor­ma­tions détaillées sur chaque non-conformité.

Voici un exemple d’in­for­ma­tions que vous pouvez trou­ver dans un rapport de non-conformité :

  • Date et heure de l’événement
  • Département des non-conformités
  • Numéro d’iden­ti­fi­ca­tion (réfé­rence)
  • Identifiant de la non-conformité
  • Personne respon­sable
  • Signature élec­tro­nique de la personne remplissant
  • Analyse initiale de la non-conformité
  • Cause de la non-conformité
  • Date de non-conformité
  • Localisation de la non-conformité
  • Description de la non-conformité
  • Actions correc­tives et préventives
  • Point impor­tant, fait significatif
  • Classification de mineur ou majeur

Étant donné que les non-confor­mi­tés peuvent être signa­lées dans diffé­rents services, il existe plusieurs types de rapports de non-confor­mité. Disposer d’un modèle struc­turé pour chaque service permet de main­te­nir le système de contrôle qualité, afin qu’au­cune infor­ma­tion ne soit manquée.

Rapports de non-conformité mineure et majeure

En géné­ral, une non-confor­mité est consi­dé­rée comme mineure ou majeure en fonc­tion de sa gravité et de son impact.

Non-conformité mineure

Un rapport de non-confor­mité mineur est moins grave et a un impact moindre sur le produit, le service ou le proces­sus. L’action correc­tive pour une non-confor­mité mineure est géné­ra­le­ment facile à mettre en œuvre et ne néces­site pas de modi­fi­ca­tions signi­fi­ca­tives du produit, du service ou du proces­sus. Une non-confor­mité mineure peut être consi­dé­rée comme de petits événe­ments et de petites erreurs faci­le­ment corri­gibles. En voici quelques exemples :

  • Modification non auto­ri­sée de documents
  • Incident person­nel isolé
  • Un docu­ment manquant dans une série
  • Mesure légè­re­ment hors tolérance
  • Utilisation d’équi­pe­ment non approuvé

Le trai­te­ment d’une non-confor­mité mineure est géné­ra­le­ment simple car les mesures correc­tives requises ne sont pas éten­dues. Par exemple, si une machine utili­sée ne figu­rait pas sur la liste approu­vée, l’ac­tion correc­tive peut être aussi simple que de mettre à jour la liste des machines approu­vées ou d’uti­li­ser une autre machine à l’avenir.

Non-conformité majeure

Les non-confor­mi­tés majeures sont des viola­tions qui néces­sitent une commu­ni­ca­tion tout au long de la chaîne de gestion car elles ont un impact signi­fi­ca­tif sur le produit, le service ou le proces­sus. Les viola­tions multiples et énormes des exigences comprennent :

  • Modifications non auto­ri­sées de documents
  • Incident person­nel à l’échelle du système
  • Plusieurs docu­ments manquants ou non signés
  • Ne répond pas aux spéci­fi­ca­tions de perfor­mances critiques
  • Processus hors de contrôle

Dans ce cas, l’ac­tion correc­tive sera proba­ble­ment plus complexe et plus éten­due et pourra néces­si­ter des modi­fi­ca­tions impor­tantes du produit, du service ou du proces­sus. On s’attend à ce que des non-confor­mi­tés majeures aient un impact sur l’ensemble du projet. Il est donc essen­tiel d’informer à temps toutes les parties (équipes et orga­ni­sa­tions) impliquées.

Pourquoi utiliser les rapports de non-conformité ?

Les entre­prises peuvent utili­ser les rapports de non-confor­mité pour garan­tir que les normes établies soient trans­mises aux rapports. Les avan­tages du signa­le­ment des non-confor­mi­tés peuvent inclure :

1. Amélioration des produits et services

Le contrôle des non-confor­mi­tés est essen­tiel pour amélio­rer vos produits et services puis­qu’il révé­lera si vous êtes conforme aux spéci­fi­ca­tions du client ou aux vôtres.

Les rapports de non-confor­mité vous aident à détec­ter et à résoudre les problèmes liés à vos produits et services. De plus, en remplis­sant un rapport de non-confor­mité, vous pouvez prendre les mesures néces­saires pour éviter de refaire la même erreur à l’avenir.

2. Prévention des réclamations clients

Lorsque les clients se plaignent, ils ont reçu un produit ou un service qui ne répond pas à leurs attentes. Les rapports de non-confor­mité aident les entre­prises à iden­ti­fier les plaintes poten­tielles des clients et à les empê­cher de se produire.

3. Réduction des coûts opérationnels

En iden­ti­fiant et en corri­geant les problèmes dès le début, les entre­prises peuvent éviter les coûts de reprise, de rebut et de gaspillage. Les rapports de non-confor­mité peuvent égale­ment aider les entre­prises à éviter les coûts liés aux plaintes des clients et aux pertes d’activité.

De plus, vous gaspille­rez moins d’argent dans les opéra­tions si la déci­sion est prise sur la non-confor­mité de ne pas fixer ou main­te­nir les exigences tech­niques. La trans­pa­rence et la commu­ni­ca­tion sont essen­tielles pour garan­tir que toutes les parties prenantes sont infor­mées et conscientes de la situation.

4. Amélioration de l’efficacité

En résol­vant les problèmes dès le début, les entre­prises peuvent amélio­rer l’efficacité de leurs opéra­tions. Les rapports de non-confor­mité peuvent aider les entre­prises à iden­ti­fier et à élimi­ner les goulots d’étran­gle­ment et à ratio­na­li­ser les processus.

Grâce à un système de suivi des non-confor­mi­tés, vous pouvez commu­ni­quer, suivre et gérer effi­ca­ce­ment le statut de chaque non-confor­mité tout au long du proces­sus, de la décou­verte à la clôture. Cela permet­tra de garan­tir que les mesures correc­tives et préven­tives sont prises à temps et que la cause profonde du problème est iden­ti­fiée et résolue.

5. Prévention de la réapparition des non-conformités

Les rapports de non-confor­mité permettent d’iden­ti­fier les causes profondes des non-confor­mi­tés et d’évi­ter qu’elles ne se repro­duisent. Cela peut amélio­rer la qualité des produits et des services ainsi que l’efficacité des opérations.

Lorsqu’une personne doit rédi­ger un rapport sur un problème survenu, elle sera moins suscep­tible de commettre deux fois la même erreur si elle comprend clai­re­ment ce qui n’a pas fonc­tionné et pour­quoi. En mettant en œuvre un système de repor­ting des non-confor­mi­tés, vous pouvez contri­buer à garan­tir que les leçons sont tirées des erreurs et que la qualité de vos produits et services est améliorée.

6. Conformité aux exigences réglementaires

De nombreuses entre­prises doivent se confor­mer aux exigences régle­men­taires (ISO, ECSS, AS/EN 9100, etc.) qui imposent le signa­le­ment des non-confor­mi­tés. En se confor­mant à ces exigences, les entre­prises peuvent amélio­rer leur image et démon­trer leur enga­ge­ment envers la qualité.

Les exigences spéci­fiques varient en fonc­tion de l’emplacement et du type d’en­tre­prise. Que vous travailliez dans l’aé­ro­spa­tiale, l’es­pace ou les télé­com­mu­ni­ca­tions, la plupart des systèmes juri­diques exigent une certaine forme de rapport de non-confor­mité dans le cadre de la confor­mité réglementaire.

7. Améliorer la communication

Une commu­ni­ca­tion effi­cace est essen­tielle au bon fonc­tion­ne­ment de toute orga­ni­sa­tion. Les rapports de non-confor­mité peuvent contri­buer à amélio­rer la commu­ni­ca­tion en garan­tis­sant que les infor­ma­tions sur les problèmes et leur réso­lu­tion sont parta­gées entre toutes les parties concernées.

Une commu­ni­ca­tion et une coor­di­na­tion amélio­rées entre les dépar­te­ments contri­bue­ront à éviter la dupli­ca­tion des efforts et le gaspillage des ressources. Les problèmes d’exi­gences surve­nant dans un dépar­te­ment peuvent être commu­ni­qués à d’autres dépar­te­ments pour être pris en compte dans le proces­sus de développement.

8. Optimisation du retour sur investissement

Lorsque vous créez des rapports sur les non-confor­mi­tés dans l’en­semble de l’or­ga­ni­sa­tion, telles que le temps, les personnes, les outils, la fabri­ca­tion, les opéra­tions, les produc­tions, etc., cela vous permet de suivre les impacts sur les autres dépar­te­ments, les clients et l’en­tre­prise dans son ensemble.

Les problèmes qui pour­raient avoir un impact sérieux sur la qualité des produits ou du service seront trai­tés par le comité des non-confor­mi­tés. De cette manière, ils garan­tissent que le retour sur inves­tis­se­ment est maximisé.

Comment gérer les rapports de non-conformités

La gestion des non-confor­mi­tés se fait en créant des rapports de non-confor­mité et en noti­fiant les comi­tés de non-conformité.

Le comité de non-confor­mité devra trai­ter le produit ou le service qui ne répond pas aux exigences. Les options incluent :

  1. Scrap (Rebut) – Le produit est jeté et n’est plus utilisé.
  2. Rework (Retravailler) – Le produit est renvoyé pour être réparé afin de répondre aux exigences.
  3. Regrade (Reclasser) – Le produit est déclassé afin qu’il puisse toujours être utilisé, mais il ne répond pas aux exigences.
  4. Repair (Réparation) – Le produit est réparé, il répond donc aux exigences.
  5. Do Nothing (Ne rien faire) – Le produit est utilisé tel quel, même s’il ne répond pas aux exigences.

Les comi­tés de non-confor­mité sont compo­sés de diffé­rentes personnes prove­nant de diffé­rentes parties de l’en­tre­prise qui travaille­ront ensemble pour répa­rer le produit. La gestion des non-confor­mi­tés peut être une tâche complexe et chro­no­phage. Les entre­prises peuvent utili­ser un logi­ciel qui auto­ma­tise la créa­tion, l’at­tri­bu­tion et le suivi des rapports de non-confor­mité pour ratio­na­li­ser le processus.

5 conseils pour concevoir un système de reporting de non-conformité plus efficace

Concevoir un rapport de non-confor­mité (NCR) effi­cace peut être diffi­cile. Il peut être plus diffi­cile d’amener les travailleurs occu­pés à mémo­ri­ser et à suivre les procé­dures défi­nies. Voici quelques conseils pratiques pour faci­li­ter la vie de votre équipe.

1. Assurez-vous que votre rapport NC est facile à utiliser et épuré

Un docu­ment Office bien conçu (verrouillé pour modi­fi­ca­tion) est souvent le meilleur moyen d’y parve­nir. Vous n’avez pas besoin d’un système de gestion de la qualité élec­tro­nique complet avec des formu­laires inté­grés pour gérer un proces­sus effi­cace, mais vous avez besoin d’un moyen de captu­rer les détails clés qui couvre toutes les exigences sans inti­mi­der ni submer­ger votre équipe.

2. Assurez-vous que votre processus NCR est compris dans toute votre organisation

Un système de gestion de docu­ments avec une inter­face graphique aidera votre équipe à visua­li­ser plus faci­le­ment les flux de travail. Sélectionnez un système qui vous permet de créer les flux de travail qui prennent en charge vos procé­dures, avec des liens profonds vers la docu­men­ta­tion perti­nente pour les aider à exécu­ter ces tâches.

3. Automatisez vos flux de travail – déclenchez des CAPA si nécessaire

Votre rapport de non-confor­mité doit être auto­ma­ti­que­ment partagé avec les bonnes personnes (ou groupes) pour garan­tir qu’elles soient trai­tées et suivies de manière appro­priée. Choisissez un système qui vous permet de confi­gu­rer des flux de travail sur mesure pour les NCR, capables de respec­ter la régle­men­ta­tion et de reflé­ter votre façon de travailler. Assurez-vous de dispo­ser d’un système permet­tant de déclen­cher et de réali­ser une opéra­tion à part entière. Processus CAPA (mesures préven­tives et correc­tives) si nécessaire.

Des alertes et des rappels indi­que­ront aux parties prenantes quand des actions doivent être prises et garan­ti­ront que rien ne passe entre les mailles du filet lorsque la qualité est en jeu.

4. Créez une piste d’audit

Assurez-vous que votre système laisse une piste d’au­dit de votre proces­sus NCR – enre­gis­trant des détails sur le moment où les problèmes ont été soule­vés, par qui et quelles mesures ont été prises. Assurez-vous de pouvoir prou­ver que le proces­sus a été suivi et que les bonnes actions ont été déclen­chées au bon moment dans vos enquêtes.

5. Rassemblez des données de qualité

Assurez-vous d’uti­li­ser les infor­ma­tions que vous collec­tez pour éclai­rer votre approche de la qualité. Rendez les données rela­tives aux NCR et aux CAPA dispo­nibles dans le cadre de votre système de gestion de la qualité des four­nis­seurs afin que vous sachiez quand prendre les bonnes mesures pour amélio­rer les perfor­mances. L’enregistrement de ces données vous aidera à détec­ter des tendances et à agir de manière proac­tive pour corri­ger les problèmes de qualité potentiels.

En conclusion

Un rapport de non-confor­mité est un docu­ment crucial qui iden­ti­fie les écarts par rapport aux normes ou exigences spéci­fiées. Ces rapports sont fréquem­ment utili­sés par des socié­tés d’ins­pec­tion tierces pour détec­ter des écarts substan­tiels lors des inspec­tions, mettant en évidence des problèmes tels que la non-confor­mité des maté­riaux, les risques pour la sécu­rité, les viola­tions de la régle­men­ta­tion, le non-respect des normes de qualité, etc.

Le proces­sus NCR est un élément essen­tiel de tout système de gestion de la qualité. Si vous vous trom­pez, votre équipe risque de ne pas résoudre correc­te­ment les problèmes de qualité et de rater des oppor­tu­ni­tés vitales pour iden­ti­fier les problèmes systémiques.

Fabien Perez